Le logiciel de qualité officinale (LQO) proposé par l’association Pharma Système Qualité (PHSQ) se révèle être une aide incontestable pour les pharmaciens engagés dans la démarche de certification. Adapté aux enjeux de l’organisation et de l’efficacité en officine, cette « appli » allie simplicité d’utilisation et ergonomie. Intégrée à la cotisation qualité, la nouvelle version de cet outil de traçabilité, qui fait gagner du temps tout en optimisant les process, a déjà séduit les deux tiers des pharmacies engagées dans la double certification ISO 9001-QMS pharma*.
LQO. Trois lettres synonymes de simplification pour les pharmaciens d’officines. Un acronyme pour trois mots : Logiciel de Qualité Officinale. Un outil innovant, lancé en 2019 par l’association Pharma Système Qualité (PHSQ) et dont la dernière version est désormais proposée sans coût supplémentaire aux quelque 2 800 pharmacies engagées dans la double certification ISO 9001-QMS Pharma*.
Plus des deux tiers de ces pharmacies ont d’ores et déjà adopté « cet outil performant qui optimise la communication et l’implication des équipes dans leur quotidien tout en s’adaptant à chaque organisation ». Et pour cause ! Les atouts de cette nouvelle « appli » sont légion : traçabilité des actions et communication interne, documentation qualité de base, planification, organisation, suivi des fournisseurs, résolution des dysfonctionnements…
Outil dématérialisé, egonomique et personnalisable
Autant de fonctionnalités du logiciel de qualité officinale (LQO) qui sont « intégrées à la démarche de certification et permettent aux pharmaciens de faire de la qualité sans s’en rendre compte », explique Nicolas Fauquet, directeur scientifique et technique de PHSQ. Avant d’ajouter : « le LQO a été développé sur mesure pour aider les pharmaciens à mettre en œuvre la globalité de la qualité au sein de l’équipe officinale.
Conséquence : chaque jour, de trois à cinq nouveaux pharmaciens font le choix de cet outil dématérialisé aux fonctions simples et intuitives. « Ergonomique et personnalisable, l'outil s’adapte à chaque organisation et aide à avoir une vision très globale des documents de référence, informations clés et autres plans d'actions », ajoute la directrice générale de PHSQ, Martine Costedoat. Comment ? « En générant du lien entre les différents membres de l’équipe par le cahier de suivi qui est sécurisé un serveur HDS afin de partager en toute simplicité documents ou photos à l’instar de la traçabilité des appels médecins», explique la présidente de PHSQ, Laëtitia Henin.
Gommer le "côté paperasse"
Au total, une quinzaine de chapitres inscrits dans le cahier des charges de la démarche qualité sont proposés par le LQO. Des fonctionnalités synonymes de sécurisation et de simplification au quotidien pour l’équipe officinale ; d’autant qu’elles sont ensuite accessibles par mots clés, constituant ainsi une base documentaire propre à chaque pharmacie et dans le strict respect du règlement général de protection des données (RGPD). « Gestion des documentaires, pilotage et tableaux de bord tous les éléments de la revue de direction sont désormais dématérialisés et chacun peut y accéder en quelques clics » précise encore Nicolas Fauquet.
« Véritable aide à la communication interne, le LQO permet d’animer et de rendre visible pour l’équipe officinale les progrès réalisés en gommant le côté « paperasse » maintes fois reproché aux démarches qualité », ajoute la présidente de PHSQ, qui a engagé l’association dans la voie de l’écoresponsabilité. Cette appli permet également de centraliser, tracer et archiver en toute simplicité certains éléments fondamentaux de la qualité tels que la planification des tâches pharmaceutiques ou encore une trentaine d’outils de base proposés par PHSQ… De même la traçabilité d’une livraison en EHPAD peut-elle être enregistrée, depuis sa tablette ou son smartphone, directement sur le LQO en temps réel.
Organisation simplifiée dans l’intérêt des patients
Quant au suivi des non-conformités, indispensable à la mise en œuvre de l’amélioration continue, il est désormais transformé en une source d’optimisation de l’organisation interne, à l’instar des problèmes rencontrés avec les fournisseurs. La raison ? « Elle tient en un mot : la traçabilité », selon Nicolas Fauquet. Ces dysfonctionnements fournisseurs étant tracés, leur gestion s’en trouve naturellement simplifiée, le temps qui y a été consacré clairement mesuré et les moyens mis en oeuvre bien répertoriés. Et d’expliquer : « Chaque dysfonctionnement est désormais répertorié dans le LQO ». L’analyse et la recherche d’une solution appropriée sont, dès lors, facilitées et accessibles à tous les membres de l’équipe.
Salué par l’organisme certificateur BUREAU VERITAS CERTIFICATION, ce logiciel qualité simplifie l’organisation et facilite le quotidien de toute l’équipe officinale. La raison ? Cette appli permet de gagner du temps et d’avoir une vision à 360°, très globale, des exigences qualité avec, à la clé, une dispensation toujours plus sécurisée dans l’intérêt des patients. Le LQO met ainsi la double certification ISO 9001-QMS pharma* à quelques clics des pharmaciens d’officine. La preuve de son succès est d’ailleurs à rechercher auprès des « opérationnels du comptoir », puisque les membres de l’équipe se connectent six fois plus au LQO que les titulaires. Ce qui fait dire à l’équipe de la pharmacie Mercier, en Seine-et-Marne : « le LQO est le Graal en terme de qualité grâce à son usage qui est d’une facilité déconcertante! ».
